
Información Técnica |
SOLUCIONES DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS Existe la tendencia de implementar herramientas para el manejo de imágenes (digitalización, microfilmación) con el fin de solucionar los retos que plantea la administración de archivos. Generalmente estos proyecto no obtienen los resultados esperados lo que se traduce en gastos, ya que los verdaderos problemas de fondo de un archivo no se solucionan. La metodología que utiliza DOCUMENTA para satisfacer las necesidades de nuestros clientes implica que primero se deben organizar los papeles (clasificar, ordenar, describir), luego identificar que sirve y que no sirve y finalmente dotar al archivo de aquellas herramientas tecnológicas que permitan la mejor conservación, recuperación y consulta de información de acuerdo con los requerimientos y especificaciones de cada cliente en particular. El resultado es una solución que integra tecnología, procesos y recurso humano de manera que aumenta la productividad del cliente y obviamente le ahorra en costos. .........................................................................................
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Las soluciones que implementa DOCUMENTA se traducen en tranquilidad para nuestros clientes. No cabe duda que en los documentos que se conservan en un archivo están registradas todas las transacciones de una organización. Eso quiere decir que los archivos reflejan todos los aspectos y resultados de las actuaciones de la empresa y por lo tanto, si los documentos no están organizados y controlados, pueden surgir problemas al no disponer de pruebas o evidencias objetivas al respecto y que eventualmente podrían llevar a situaciones críticas de tipo legal, impositivo o de control de la gestión. .........................................................................................
CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS En nuestras soluciones el archivo muerto no existe. Los archivos siempre están ahí y lo que sucede realmente es que se utilizan en mayor, menor o mínima frecuencia. Los archivos que se utilizan esporádicamente se identifican como inactivos. Los que se utilizan con una frecuencia relativa se clasifican como activo o central y aquellos cuya utilización es permanente son de gestión. .........................................................................................
CONSULTAS El objetivo principal de organizar y administrar un archivo es el de .........................................................................................
ALMACENAMIENTO Los archivos pasan por tres fases: gestión, central o activo e histórico o inactivo. Para DOCUMENTA es claro que la organización debe asignar mayores recursos a la fase de gestión, ya que es allí donde la producción de documentos atiende a la solución de necesidades de información inmediatas tanto de quien los produce como de quien los recibe. Generalmente los archivos de gestión permanecen al alcance de los interesados y entonces reposan en los escritorios o archivadores y se acumulan formando expedientes. En esta fase, se dimensionan los recursos necesarios para la administración y control del archivo en sus siguientes fases: área de almacenamiento, estantería, materiales y equipos, personal o proveedor de estos servicios. |