SOLUCIONES DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

Existe la tendencia de implementar herramientas para el manejo de imágenes (digitalización, microfilmación) con el fin de solucionar los retos que plantea la administración de archivos. Generalmente estos proyecto no obtienen los resultados esperados lo que se traduce en gastos, ya que los verdaderos problemas de fondo de un archivo no se solucionan. La metodología que utiliza DOCUMENTA para satisfacer las necesidades de nuestros clientes implica que primero se deben organizar los papeles (clasificar, ordenar, describir), luego identificar que sirve y que no sirve y finalmente dotar al archivo de aquellas herramientas tecnológicas que permitan la mejor conservación, recuperación y consulta de información de acuerdo con los requerimientos y especificaciones de cada cliente en particular. El resultado es una solución que integra tecnología, procesos y recurso humano de manera que aumenta la productividad del cliente y obviamente le ahorra en costos.

.........................................................................................

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

Las soluciones que implementa DOCUMENTA se traducen en tranquilidad para nuestros clientes. No cabe duda que en los documentos que se conservan en un archivo están registradas todas las transacciones de una organización. Eso quiere decir que los archivos reflejan todos los aspectos y resultados de las actuaciones de la empresa y por lo tanto, si los documentos no están organizados y controlados, pueden surgir problemas al no disponer de pruebas o evidencias objetivas al respecto y que eventualmente podrían llevar a situaciones críticas de tipo legal, impositivo o de control de la gestión.
DOCUMENTA ha probado en innumerables oportunidades que la mejor organización que se pueda aplicar a los archivos es la que corresponde a la estructura orgánica de la institución, ya que se basa en el respeto a la procedencia de los documentos. De aquí surge el cuadro de clasificación documental (Dependencias, series documentales y códigos asignados a las series) que aplicamos como primera fase del proceso de identificación y evaluación de los archivos.

.........................................................................................

CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS

En nuestras soluciones el archivo muerto no existe. Los archivos siempre están ahí y lo que sucede realmente es que se utilizan en mayor, menor o mínima frecuencia. Los archivos que se utilizan esporádicamente se identifican como inactivos. Los que se utilizan con una frecuencia relativa se clasifican como activo o central y aquellos cuya utilización es permanente son de gestión.
Para cualquier organización, el principal problema lo plantea el archivo inactivo: ocupa espacio y recursos de la organización. Su administración implica la depuración a través de metodologías de valoración y eliminación, para establecer aquella porción que constituirá lo que se llama efectivamente es el archivo histórico, cuya esencia es la de constituir parte de la memoria corporativa de la organización.

.........................................................................................

CONSULTAS

El objetivo principal de organizar y administrar un archivo es el de
facilitar su consulta para la toma de decisiones. DOCUMENTA consciente de este objetivo incorpora en sus soluciones los servicios de consulta tanto física como de imágenes a través de diversas herramientas tecnológicas para esta fin.
Para la consulta física se considera el control a la circulación, préstamo y devolución de documentos tanto originales como copias. Para las imágenes se incorporan visores de imágenes a través de redes informáticas amparadas bajo los niveles de seguridad apropiados.

.........................................................................................